Dokumentacja maszyny

Termin „dokumentacja techniczno-ruchowa”, w skrócie DTR, powszechnie funkcjonuje w świadomości osób zajmujących się zawodowo projektowaniem, budową, sprzedażą i eksploatacją maszyn. W internecie nietrudno znaleźć strony, blogi i artykuły (w tym nawet artykuł w Wikipedii), których autorzy piszą, że „DTR powinna zawierać...”, po czym następuje dłuższa lub krótsza lista obowiązkowych elementów.

Nic dziwnego, że ponad 90% osób kontaktujących się z nami w sprawie opracowania instrukcji do maszyny pyta nas o „DTR-kę”. Jest tylko jeden kłopot: określenia „dokumentacja techniczno-ruchowa” nie znajdziemy ani w obecnie obowiązującej dyrektywie maszynowej 2006/42/WE, ani we wchodzącym niedługo (w 2027 roku) w życie rozporządzeniu (UE) 2023/1230.

Każdy z tych dwóch aktów prawnych definiuje natomiast pojęcie „dokumentacji technicznej” maszyny i mówi, co ta dokumentacja powinna zawierać. Na potrzeby naszych bardzo uproszczonych wyjaśnień podzielimy dokumentację techniczną maszyny na trzy części:

A. Instrukcja (w nowym rozporządzeniu nazywana „instrukcją obsługi”): jest to część dokumentacji, którą otrzymuje (a przynajmniej powinien otrzymać...) od producenta użytkownik końcowy. Dyrektywa i rozporządzenie bardzo szczegółowo określają, co instrukcja powinna zawierać — a istotą tych wymagań jest przekazanie użytkownikom, czyli operatorom i służbom utrzymania ruchu, ale także na przykład przewoźnikom transportującym maszynę itd. — wszystkich informacji potrzebnych do bezpiecznego wykonywania ich pracy. Kluczowym elementem instrukcji są informacje o ryzykach resztkowych, zidentyfikowanych w części B.

B. Wykaz wymagań zasadniczych i ocena ryzyka: ta część dokumentacji musi wprost odnosić się do wymagań stawianych maszynie przed dyrektywę lub rozporządzenie, oraz do ryzyk związanych z maszyną. Trzeba tutaj udokumentować, w jaki sposób te ryzyka zostały zmniejszone i jakie ryzyka — tak zwane resztkowe — wciąż istnieją. Co ważne: tej części dokumentacji nie otrzymuje użytkownik końcowy. Musi ją natomiast przechowywać producent maszyny.

C. Dokumentacja konstrukcyjna, sprawozdania, odniesienia do norm: rozumiemy przez to schematy, rysunki, wykazy części i podzespołów, wyniki pomiarów itd. A także informacje o tym, jakie normy zastosowano przy projektowaniu maszyny. Znów, jest to dokumentacja przechowywana przez producenta maszyny, a nie udostępniana użytkownikom końcowym

D. Deklaracja zgodności: sformalizowany dokument, w którym producent maszyny deklaruje, że spełnia ona wymagania określonych dyrektyw, oraz wymienia normy, które zastosował, aby te dyrektywy spełnić. Treść deklaracji jest, podobnie jak instrukcja, udostępniana użytkownikom końcowym.

Przyjrzymy się bliżej tym częściom, na razie z punktu widzenia obecnie (w 2025 r.) obowiązującej dyrektywy maszynowej 2006/42/WE:

Instrukcja i deklaracja zgodności

Instrukcja i deklaracja zgodności jest „publiczną” częścią dokumentacji. Z naszych obserwacji wynika, że organy nadzoru na różnych etapach przywiązują dużą wagę do jakości tych dokumentów. Dlatego, odpowiadając na pytanie „co powinna zawierać DTR”, przede wszystkim trzeba wskazać: treść prawidłowo wystawionej deklaracji zgodności oraz wszystkie informacje wymagane w instrukcji do maszyny na podstawie dyrektywy maszynowej oraz na podstawie norm zastosowanych przy projektowaniu maszyny.

„Reszta” dokumentacji

Pozostałe elementy muszą być dostępne dla organów nadzoru na ich żądanie i trzeba tutaj podkreślić kilka zastrzeżeń, które niekiedy umykają w omówieniach przepisów, mimo że wynikają wprost z tekstu dyrektywy maszynowej i jej oficjalnej interpretacji opublikowanej przez organy UE.

Po pierwsze: Dokumentacja techniczna musi wykazać, że maszyna spełnia wymagania niniejszej dyrektywy. Musi ona obejmować projekt, wytworzenie i działanie maszyny w zakresie koniecznym do tej oceny. A zatem dokumentacja przechowywana dla organów nadzoru służy ocenie zgodności maszyny z wymaganiami. Nikt nie oczekuje, że będzie tak szczegółowa, by umożliwiać np. skopiowanie 1:1 konstrukcji maszyny.

Po drugie: Dokumentacja nie musi znajdować się na terytorium Wspólnoty, i nie musi być stale dostępna w formie materialnej. Jednakże, musi być możliwe jej skompletowanie i udostępnienie w czasie współmiernym do jej złożoności przez osobę wyznaczoną w deklaracji zgodności WE. A zatem nie oczekuje się, że będzie gdzieś istniał jeden opasły segregator z całą dokumentacją maszyny, ale producent na żądanie organów musi być w stanie przedstawić elementy dokumentacji istotne dla oceny bezpieczeństwa.

Po trzecie: wśród wymaganych elementów dokumentacji wymieniono zastosowane normy i inne specyfikacje techniczne, wskazujące zasadnicze wymagania w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa objęte tymi normami. Ten dosyć ogólny zapis jest w praktyce bardzo ważny. W pewnym uproszczeniu — w UE wyznaczono szereg dobrowolnych norm (tzw. zharmonizowanych), których spełnienie skutkuje domniemaniem zgodności. Jeśli maszyna spełnia wymogi normy, to w zakresie, którego ta norma dotyczy, maszyna spełnia też wymagania dyrektywy. Z jednej strony jest to ułatwienie, z drugiej — w typowych przypadkach bardzo utrudnia udowodnienie organom nadzoru zgodności bez spełnienia normy. Tym sposobem normy w teorii dobrowolne stają się często de facto niezbędne do wykazania zgodności maszyny. I wreszcie, cały system norm zharmonizowanych, kwestie ich częściowego stosowania, terminów obowiązywania itd. jest niestety dość złożony i mało intuicyjny. Dlatego właśnie osobno podkreślamy tutaj znaczenie udokumentowania norm zastosowanych w projekcie i konstrukcji maszyny.

No dobrze... Mamy maszynę. Nie mamy dokumentacji. Co robić?

Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: „Kim jesteśmy dla tej maszyny?”.

Maszyna zaprojektowana i skonstruowana samodzielnie

Jeśli jest to maszyna, którą sami Państwo zaprojektowali i skonstruowali, to będąc jej producentem, posiadają Państwo wszystkie informacje potrzebne do skompletowania dokumentacji technicznej, o której mówiliśmy powyżej. Jest to korzystna sytuacja. Oczywiście wymaga ona od Państwa przeprowadzenia całego procesu oceny zgodności maszyny, nadania jej znaku CE i sporządzenia dokumentacji, o której mowa powyżej. Jednak to Państwo jesteście gospodarzem tego procesu i macie swobodę w sięganiu do swoich informacji oraz korzystaniu z pomocy wyspecjalizowanych firm (tutaj oczywiście polecamy nasze usługi).

Warto podkreślić, że nawet jeśli maszyna powstała w jednym egzemplarzu na Państwa własny użytek, to obowiązki producenta są niemal takie same, jak w przypadku maszyn produkowanych z myślą o odsprzedaży.

Nowa maszyna importowana lub zakupiona w kraju

Tutaj musimy się na chwilę zatrzymać i powiedzieć o odpowiedzialności za dokumentację.

Dyrektywa maszynowa w odniesieniu do dokumentacji określa przede wszystkim obowiązki producenta maszyny. W momencie dostawy to producent odpowiada za dokumentację. Jednak już po rozpoczęciu eksploatacji zakupionej maszyny to Państwo, jako pracodawca, odpowiadają za zgodność maszyny z przepisami. Nie powinno się dopuścić do używania maszyny niespełniającej wymagań, w tym tych odnoszących się do instrukcji.

W przypadku idealnym powinni Państwo razem z maszyną otrzymać m.in. przygotowaną przez producenta instrukcję w języku polskim spełniającą wymagania dyrektywy maszynowej.

W praktyce bywa różnie. Część producentów, nawet jeśli sprzedaje maszynę ze znakiem CE, która pod względem technicznym spełnia wymagania dyrektywy, lekceważy obowiązek dostarczenia instrukcji albo dołącza instrukcję niespełniającą jakichkolwiek standardów (np. szczątkową jednostronicową ulotkę przetłumaczoną automatycznie z języka chińskiego). Aby uniknąć problemów, które mogą pojawić się już na etapie odprawy celnej albo później, podczas kontroli, najlepiej jest we współpracy z producentem podjąć zawczasu działania naprawcze. Na zlecenie naszych klientów wielokrotnie pomagaliśmy zagranicznym producentom w opracowaniu instrukcji spełniającej europejskie wymagania.

Dlatego zachęcamy Państwa, by w razie wątpliwości zwrócić się do nas — będziemy w stanie ocenić instrukcję dostarczoną przez producenta lub eksportera i zaproponować ewentualne działania, które doprowadzą ją do właściwego stanu.

Zakupiona maszyna używana

Zakup używanej maszyny bez dokumentacji może znacząco utrudnić prawidłowe wprowadzenie jej do eksploatacji. Trzeba przypomnieć, że pracodawca ma obowiązek zadbać o to, aby wszystkie maszyny używane w zakładzie spełniały wymagania bezpieczeństwa — zarówno pod względem fizycznym, jak i w zakresie dokumentacji. Nie mamy tutaj miejsca na szczegółową analizę wszystkich przypadków, dlatego w każdym przypadku zachęcamy do indywidualnej konsultacji. Zwracamy jednak uwagę na kilka ważnych aspektów:

Czy maszyna została wprowadzona do obrotu / oddana do użytku przed wejściem, czy po wejściu Polski do UE? Pracodawca ma obowiązek utrzymywać maszynę w stanie zgodności z wymaganiami, jakie obowiązywały w momencie jej wprowadzenia do obrotu / oddania do użytku, ale w przypadku starszych maszyn obowiązkowe jest dostosowanie ich do tzw. wymagań minimalnych, które jednak, wbrew nazwie, takie „minimalne” wcale nie są. Co prawda nie określają zawartości instrukcji tak szczegółowo, jak dyrektywa maszynowa, ale ze względu na spełnienie nawet tych ogólnych wymagań, a także utrzymania maszyny w odpowiednim stanie technicznym, w żadnym przypadku nie powinno się lekceważyć obowiązku przygotowania instrukcji zgodnej z wysokimi standardami.

Czy producent maszyny nadal funkcjonuje na rynku? W niektórych przypadkach zamiast zlecać „odtworzenie” dokumentacji maszyny, wystarczy po prostu zwrócić się do producenta. Wielu producentów i dystrybutorów oferuje instrukcje do starych maszyn w cenie rzędu kilkuset złotych. Jeśli chcieliby Państwo uzyskać naszą pomoc w komunikacji z producentem, np. ze względu na barierę językową, to oczywiście zapraszamy.

Czy maszyna została zmodyfikowana? Kiedy i w jakim zakresie? W określonych okolicznościach modyfikacja maszyny skutkuje koniecznością przeprowadzenia nowej oceny zgodności i nadania znaku CE, a podmiot, który dokonał modyfikacji, przejmuje na siebie obowiązki producenta.

Od 2027 roku: rozporządzenie (UE) 2023/1230

Wszystkie maszyny wprowadzane do obrotu od dnia 20 stycznia 2027 roku będą musiały spełniać wymagania rozporządzenia (UE) 2023/1230, które zastąpi obecną dyrektywę maszynową. Dla producentów, zwłaszcza tych którzy nie przygotują się zawczasu, może to stanowić istotne wyzwanie.

Podczas gdy dyrektywa maszynowa przez lata doczekała się szczegółowych oficjalnych interpretacji organów unijnych, w przypadku nowego rozporządzenia musimy na takie objaśnienia i interpretacje jeszcze poczekać. Jednak lektura części rozporządzenia dotyczących dokumentacji pozwala dostrzec „uszczelnienie” wymagań dotyczących tej części dokumentacji technicznej, którą ma u siebie przechowywać producent. Prawdopodobnie będzie ona musiała być bardziej szczegółowa.

Będziemy aktualizować tę stronę w miarę pojawiania się nowych oficjalnych interpretacji.

Porozmawiajmy: info@jarza.pl lub +48 601 228332.

Zastrzeżenie: informacje zamieszczone w niniejszym serwisie internetowym mają charakter edukacyjny i poradnikowy. Mają zapewnić Państwu ogólną orientację w wymaganiach i podjęciu decyzji co do wyboru usług. Nie zastępują porady prawnej ani nie są kompletnym omówieniem obowiązujących wymagań prawnych. W stosownym przypadkach należy skorzystać z usług kompetentnego prawnika.